Assetmanagement ‘wat is er eigenlijk anders?’

“Wat is er bij ‘assetmanagement’ anders dan bij een goed functionerend beheerpakket groen?” Een klant mailde ons met deze vraag. Hoe geef je daar een duidelijk en kort antwoord op? Er zijn boeken over volgeschreven en er worden maandenlange cursustrajecten aangeboden. Het is gelukt, in twee A4-tjes.

Liever de 2 a4-tjes in pdf downloaden? Download via deze link de pdf: Assetmanagement – wat is er eigenlijk anders – pdf

Een praktische vraag van een klant

De klant gaf aan: “ik heb in mijn beheerpakket de actuele arealen, goede werkpakketten afgestemd op de gewenste beeldkwaliteit en een begroting afgestemd op de middelen. Ook wordt jaarlijks de PDCA-cyclus met een schouw op verzorging en technische kwaliteit doorlopen.”

Dat is een goed begin. Assetmanagement biedt volgens ons een zinvolle aanvulling. Daarom eerst een korte uitleg over twee relevante aanvullingen, en daarna het antwoord.

Wat is er bij assetmanagement ‘anders’?

In grote lijnen biedt de manier van werken volgens assetmanagement een aantal veranderingen en aanvullingen. Hierover is heel veel geschreven, de punten hieronder geven een snel beeld.

Als een organisatie volgens de assetmanagement-werkwijze wil gaan werken, kunnen er op twee vlakken veranderingen optreden:

1. proces: ander werkproces in de gehele beheerorganisatie
2. inhoud: andere inhoud, zoals aanvullende plannen, diensten, producten, indicatoren, prestatie-eisen en afwegingen.

1. Ander werkproces – zes processtappen

Assetmanagement is een procesmatige manier van werken. Beheerorganisaties die niet met assetmanagement werken, zijn meestal georiënteerd op de uitvoering van duidelijk omschreven en afgebakende activiteiten. De organisatie functioneert prima zolang de bestaande, goed op elkaar afgestemde activiteiten steeds opnieuw worden herhaald. Maar hoe ga je om met een dynamische omgeving? Wensen van burgers en bedrijven veranderen, net zoals de wetgeving, technische mogelijkheden, omgevingsfactoren, politieke wensen, etc.

Een organisatie kan hier tijdig en op de juiste manier op inspelen door aan verschillende knoppen te draaien, elk met hun eigen kostenplaatje en hun eigen effecten. Assetmanagement is het instellen van de verschillende knoppen, zodanig dat het gewenste resultaat wordt bereikt.

Om dit te kunnen bereiken, worden verschillende processtappen doorlopen. Dat maakt van assetmanagement een procesmatige manier van werken. Een benadering die verder kijkt dan de eigen afdeling, want alle processen binnen de organisatie worden op elkaar afgestemd. Daarnaast wordt afstemming gezocht met beheerders buiten de eigen organisatie. Zo ontstaat een optimalisatie van ketens. Hiervoor is een cyclus van zes processtappen uitgewerkt, gevisualiseerd in het CROW-assetmanagementmodel iAMPro. Hiermee ontstaat een beter overzicht over het totale beheerproces, omdat alle betrokken afdelingen volgens vaste processtappen werken. En een integrale afstemming, tussen vakgebieden en afdelingen.

2. Andere inhoud

Bij assetmanagement staat de vraag ‘waarom beheren we’, ‘met welk doel’, centraal. Dat betekent niet alleen het doel ‘behalen kwaliteitsniveau B’, maar juist de vraag daarachter: hoe moet een object functioneren, welk effect of doel wil de organisatie er mee bereiken? Anders gezegd, welke prestaties moeten de objecten leveren? Wat zijn onze ambities, beleidsdoelen of organisatiewaarden, wat staat er in het coalitieakkoord, en hoe kunnen de objecten in de openbare ruimte daar aan bijdragen? En hoe moeten ze worden beheerd zodat ze optimaal bijdragen? Het beheer is daarmee gebaseerd op de organisatiewaarden, bijvoorbeeld leefbaarheid of biodiversiteit. Hierdoor is meer focus in het beheer mogelijk, en in de afwegingen.

Afweging tussen kosten, prestaties en risico’s

Assetmanagement is een manier om keuzes, ook in het beheer, te onderbouwen. Door systematisch bij elke afweging de kosten, prestaties en risico’s te betrekken, wordt inzichtelijk wat de meest optimale keuze is. Daarbij spelen onder meer de volgende zaken een rol:

• bij de kosten moeten alle typen kosten worden meegenomen, en moet er worden gekeken naar de totale levenscyclus van objecten, inclusief vervanging
• als duurzaamheid belangrijk is zal het beleid richtlijnen bevatten over energiebronnen en energieverbruik, materiaalkeuze, hergebruik van materialen, wat doorwerkt in het beheer
• om de ambities te kunnen realiseren moeten de assets voldoen aan prestatie-eisen
• om de gewenste prestaties te kunnen bereiken is ook inzicht nodig in de risico’s van falen; dit vraagt om een risicobeleid van de organisatie. Welke risico’s zijn acceptabel en welke niet? Veel organisaties leggen dit vast in een risicomatrix, zodat per geval te bepalen is of maatregelen nodig zijn om mogelijke risico’s te beheersen.

Een hopelijk praktisch antwoord

Als je op een rij zet wat een goed beheerpakket al biedt, zien we de volgende aanvullingen vanuit het werken volgens assetmanagement.

• Areaal is goed in beeld, daarmee is aan een basisvoorwaarde van assetmanagement voldaan
  • Is alle benodigde objectinformatie opgenomen? Mogelijk is het voor een goede afweging tussen kosten, prestaties en risico’s nodig om extra kenmerken op te nemen.
• Kosten voor het huidige beheer zijn goed in beeld
  • Zijn er bij de kosten ook zaken als renovatie/afschrijving meegenomen, is er gekeken naar de totale levensduurkosten? Zijn de kosten afgestemd op alle gewenste prestaties en geaccepteerde risico’s?
• Prestaties zijn nog beperkt benoemd
  • Is een onderbouwde en systematische vertaling gemaakt van de beleidsdoelstellingen naar de gewenste beheerprestaties? Inclusief prestatie-eisen, prestatie-indicatoren en meetmethoden?
• Risico’s zijn nog niet/beperkt benoemd
  • Wordt er risicogestuurd gewerkt? Is bijvoorbeeld een risicomatrix gemaakt, waarbij ook de acceptabele grenzen zijn aangegeven?

Bron: https://www.iampro-portaal.nl/

Liever in pdf lezen?

Liever de 2 a4-tjes in pdf downloaden? Download via deze link de pdf: Assetmanagement – wat is er eigenlijk anders – pdf